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O guia completo de gestão de estoque para pequenos negócios

Equipe Bemacash
Equipe Bemacash
24/12/2018
16 min e 21 seg de leitura

Realizar uma gestão de estoque completa e eficiente é uma das bases do sucesso de um negócio. Com um controle adequado, é possível melhorar o atendimento e a relação com o cliente durante uma venda, uma vez que será fácil checar os itens desejados por ele. Além disso, é importante aprimorar o gerenciamento do setor para minimizar custos com ineficiências.

Afinal, só em 2017, a perda média de estoque — valorizada por custo sobre venda líquida — no varejo nacional chegou a 1,32%. No ano anterior, foi de 1,40%. Os dados são da Segunda Pesquisa de Varejo, realizada pela SBVC, tendo apoio do Portal Prevenir Perdas.

Outro estudo da IHL Group destaca que, no mundo, as distorções no inventário ocasionaram prejuízos de aproximadamente US$1,1 trilhão em 2015. Esses números evidenciam a necessidade de aprimorar o armazenamento de produtos em um negócio, especialmente o pequeno, no qual mesmo porcentagens menores de prejuízo na estocagem podem comprometer o seu lucro.

Para ajudar você a evitar esse tipo de problema e ainda aperfeiçoar a sua gestão de estoque, preparamos um pequeno guia com tendências, melhores práticas e outras informações da área. Não deixe de conferir!

Importância da gestão de estoque

Para entender por que é importante investir em uma boa gestão de estoque, separamos adiante alguns dos motivos que o tornam essencial para a pequena empresa e para diferentes setores dentro dela. Confira!

Área comercial

Para o comercial, ela fornece informações sobre disponibilidade de produtos, além de permitir o planejamento e a estimativa de vendas para um período futuro. Isso é importante em datas comemorativas, quando há maior sazonalidade nas vendas.

Área financeira

O estoque também serve como uma ferramenta para a gestão financeira, uma vez que os seus dados de entrada e saída de itens são usados para comparações com vendas, compras e notas fiscais de mercadorias.

Área de compras

Para o departamento de aquisição, o monitoramento dos itens armazenados ajuda a prevenir compras duplicadas ou em excesso, além de apontar quando é preciso repor itens para revenda. Em momentos de crescimento na demanda, a análise do almoxarifado ajuda a projetar um volume mais adequado de compras para supri-la, assegurando o abastecimento.

Também contribui para manter as vendas nos casos em que fornecedores estão distantes da empresa, contam com processos de compras complexos ou necessitam produzir o que foi solicitado — exigindo mais tempo para envio de produtos.

Para a empresa em geral

Uma boa gestão do estoque também diminui custos com armazenagem, manutenção e perdas de itens devido a vencimento, quebra ou extravio. Ela, inclusive, é capaz de elevar a liquidez da organização ao evitar a compra em excesso de mercadorias, que imobilizam capital. Basicamente, previne aquisições desnecessárias ou de itens não solicitados.

Aliás, vale destacar que esse cuidado é essencial em empresas que atuam com produtos que se tornam obsoletos rapidamente, como em lojas que trabalham com itens tecnológicos (eletrônicos, smartphones, notebooks etc.). Afinal, quanto mais tempo parado no armazém, maior a probabilidade de perderem o seu poder de atração com o público.

O Guia de Gestão Financeira Que Todo Empreendedor Deve Ler

Quando o negócio passa a ter no almoxarifado só o que necessita, o dinheiro que seria usado para o excesso é destinado a outras áreas. Também é possível aumentar o lucro do estabelecimento com essas ações.

Principais erros na gestão de estoque

Existem equívocos que atrapalham o fluxo de produtos no estoque e oneram a armazenagem de materiais. Adiante, elencamos alguns dos mais comuns, com dicas para solucioná-los. Acompanhe.

Não manter registro de entradas e saídas de produtos

Não realizar um registro de tudo que entra e sai do armazém é um dos principais erros de gestão em uma empresa, especialmente no controle do estoque. Isso porque essa informação será útil para controlar os itens armazenados e para embasar processos de outros setores, como financeiro e compras. Por exemplo, com esses dados, o segundo departamento saberá o que necessita ser reposto a cada ciclo de compras.

Não atualizar o status dos produtos no estoque

A informação registrada sobre toda movimentação realizada no estoque deve ser atualizada constantemente, pois existem mercadorias que requerem tempo para serem obtidas. Muitas vezes, é preciso participar de leilão, realizar cotações longas ou negociar contratos para repor o estoque. Portanto, quanto mais rápida a alimentação de dados, melhor para o negócio.

Saber o giro do estoque ainda é capaz de ajudar em estratégias de vendas, uma vez que possibilita à equipe comercial entender quando saem mais mercadorias. Desse modo, pode preparar melhor o seu time de vendedores.

Para otimizar esse controle, a dica é buscar um sistema de gestão de estoque. Veremos mais sobre a importância da tecnologia a seguir.

Não padronizar a descrição de mercadorias e tampouco classificá-las

É importante organizar o ambiente de trabalho no estoque, para não gerar confusões tanto para os colaboradores da área quanto para funcionários de outros setores. Para isso, as descrições de produtos precisam ser padronizadas. Também é indicado classificá-los em categorias para que sejam monitorados e achados com maior facilidade.

Não utilizar um modelo de hierarquização

Além da classificação em grupos, é recomendado hierarquizar os produtos no seu estoque. Para isso, você pode utilizar a abordagem First In, First Out” (FIFO), ou “primeiro que entra, primeiro que sai”. Como o termo menciona, nela os itens que chegam ao estoque primeiro devem ser vendidos antes dos demais.

Esse método é útil para negócios que trabalham com produtos perecíveis ou que se tornam obsoletos rapidamente, pois prioriza a comercialização dos itens antigos mais rapidamente. Para facilitar a rotatividade, os itens mais novos devem ser colocados no fundo das prateleiras, sendo levados para a frente à medida que os antigos são vendidos.

Desafios para pequenas empresas

Separamos alguns dos desafios da logística, relacionados ao estoque, mais comuns das pequenas empresas. Veja quais são e descubra a importância de solucioná-los.

Integrar compras e estoque

Integrar esses departamentos ajuda a enfrentar desafios no gerenciamento de aquisições de insumos e produtos para revenda. Por exemplo, melhora a comunicação entre ambos os setores, o que é essencial em situações em que há repentino aumento na demanda.

Além disso, uma boa troca de informações evita o custo de oportunidade por vendas perdidas, quando não há o produto que o cliente deseja porque ele não foi reabastecido a tempo. Nesse sentido, integrar esses setores é essencial, porém nem sempre é simples.

Para tanto, é preciso organizar os itens armazenados, padronizando a classificação deles de modo que as duas equipes os entendam. Um sistema de gestão que conte com módulo de estoque e de compras é útil nesse caso, pois combina as informações e facilita o trabalho em conjunto.

Outro problema que a integração minimiza ou resolve é a aquisição de produtos em duplicidade ou desnecessários. Isso porque, com uma boa comunicação e um sistema eficiente, é possível centralizar as informações sobre status de itens no estoque. Desse modo, qualquer colaborador, de ambos os setores, poderá acessar o programa e verificar que mercadorias sobram ou faltam no armazém.

Programar compras e vendas com base no estoque

O estoque não deve ser usado apenas como repositório de produtos para venda. Seus dados devem ser empregados também para análises gerenciais e estratégias. Por exemplo, para estimativas de vendas e de compras de insumos, que têm por base o histórico de entrada e saída de produtos do armazém em cada época do ano.

Dessa forma, a empresa terá como suprir melhor a demanda do público por suas mercadorias em épocas de maior sazonalidade, evitando também comprar demais nos momentos de menor procura.

Atender a novos comportamentos de consumidores

A tecnologia tem contribuído para o surgimento de novos comportamentos por parte dos consumidores, de modo que se torna essencial acompanhá-los. Por exemplo, o omnichannel, uma espécie de convergência entre o meio online e off-line, ou seja, de e-commerce, loja física, redes sociais etc.

O consumidor omnichannel utiliza todos os canais da empresa de forma simultânea, conforme as suas necessidades, para interagir com ela. Por exemplo, em uma empresa que tem atuação omnichannel, o consumidor pode pesquisar um produto no aplicativo dela, comprá-lo na loja virtual e recebê-lo em sua residência. Caso deseje trocar, basta passar na loja física para isso.

A empresa que deseja sobreviver no mercado tem que ficar atenta a esse comportamento. Nesse contexto, o estoque conta com papel fundamental. No caso acima, é importante organizá-lo para que exista o produto para a substituição na loja física.

Outro exemplo: o cliente vai a um estabelecimento, mas não encontra o item que deseja, no entanto, há no estoque de outra unidade ou armazém. Basta que o vendedor feche a venda e peça para que o produto seja enviado à casa do consumidor. Para tanto, é necessário haver uma boa integração e uma abordagem omnichannel na empresa.

Papel da tecnologia na gestão de estoque

Para que os desafios e erros acima sejam solucionados, é importante investir em tecnologia para a gestão do estoque. Por exemplo, ao implantar um sistema Enterprise Resource Planning (ERP), que contenha um módulo para isso.

Essa solução melhora a execução dos processos ligados à armazenagem de materiais, além de promover um monitoramento mais preciso deles e de integrar atividades de diferentes setores. Isso otimiza o trabalho entre as equipes das diferentes áreas da empresa, como de compras, de vendas, de marketing etc.

Quem tem um pequeno negócio ainda pode adotar um micro ERP, com funções simplificadas e enxutas, feitas especialmente para empresas de porte reduzido.

Se você deseja otimizar o seu processo de vendas, é possível ainda adquirir soluções voltadas para a gestão financeira e de frente de caixa (incluindo softwares e equipamentos), que tenham opções de controle de estoque. Elas poderão ajudar na organização dos produtos, além de melhorar o controle de notas fiscais.

Inclusive, dá para automatizar procedimentos ligados a elas. Por exemplo, ao importar o arquivo XML de uma aquisição, automaticamente o estoque é atualizado com as informações da nota gerada.

Boas práticas para a gestão de estoque

Além da tecnologia, existem práticas que conseguem aprimorar a gestão de estoque de uma pequena empresa, contribuindo para elevar a produtividade da área. Confira algumas adiante.

Programar as compras e projetar vendas

Ao analisar o fluxo de comercialização de produtos, comparando-o às saídas do estoque, é possível produzir históricos que embasem previsões tanto de vendas quanto de compras. Inclusive, dá para verificar as épocas de maior sazonalidade, em que é necessário aquirir mais mercadorias.

A programação de compras evita o custo de oportunidade devido a negócios perdidos por não se ter produtos em estoque. As estimativas de vendas, por sua vez, permitem que o setor de compras se prepare melhor para adquirir insumos. Caso o volume projetado seja grande, será possível formar estoque com antecedência.

Organizar e categorizar o estoque

Um estoque bem organizado, monitorado de maneira adequada, previne inconsistências entre os produtos vendidos e os contabilizados, evitando que informações equivocadas sejam repassadas ao fisco. Por exemplo, de produtos que se encontram na empresa, mas que foram vendidos ou vice-versa. Isso também previne sanções e multas da fiscalização devido a essas inconsistências.

Para um bom inventário de estoque, é importante organizá-lo. Você pode empregar a Curva ABC para classificar os seus produtos. Ela categoriza as mercadorias em três classes, de acordo com a quantidade existente, a demanda e o valor gerado para a empresa. Basicamente, os itens do grupo A são os que mais trazem receitas para a organização e os do C, os que menos geram faturamento.

Além disso, lembre-se de classificar cada produto em grupos fáceis de serem identificados, como vestuário, eletrônico, itens de informática, entre outros. Também é recomendado detalhar cada mercadoria conforme as suas características, como peso, tamanho, alguma unidade de medida ligada a ele etc. Nesse caso, avalie a possibilidade de utilizar códigos de barras, pois otimiza o sistema de buscas e de monitoramento de produtos.

Adotar um sistema de gestão

Como visto na área de tecnologia, é importante adotar uma solução que facilite a gestão de estoque. Isso é feito por meio da automatização de processos e do maior controle sobre dados gerados em operações de estocagem.

Uma dica: busque uma solução que possa ser acessada via Internet, como as alojadas na nuvem (Cloud Computing). Dessa forma, você poderá checar o seu estoque onde estiver, em qualquer hora, desde que tenha acesso à Web.

Utilizar indicadores

É importante utilizar indicadores de desempenho em seu estoque, como:

  • quantidade de quebras de produtos por mês;
  • tempo de reposição — período para que um item chegue ao estoque e fique disponível para venda;
  • taxa de retorno — número de itens que saem do estoque, mas retornam devido a quebras, avarias, trocas etc.;
  • giro de estoque — o período necessário para que os produtos “girem” no estoque, ou seja, sejam renovados. Ajuda a checar se há itens encalhados.

Esses indicadores podem ser obtidos manualmente ou por meio de relatórios gerados por um sistema de gestão.

Tendências para os próximos anos

Há tendências tecnológicas ou de metodologia de gestão que podem impactar a forma como os estoques são organizados e gerenciados nas organizações. Separamos algumas adiante. Confira!

Big Data e a Internet das Coisas (IoT)

Big Data corresponde a grandes volumes de dados gerados em várias fontes, como mídias sociais, sistemas tecnológicos, e-mails etc. O termo vem ganhando destaque nos últimos anos devido à crescente produção de dados em meios tecnológicos, especialmente na Internet e em ambientes corporativos.

Ele se tornou ainda mais relevante por conta da Internet das Coisas (IoT), uma rede que integra objetos capazes de trocar dados via WEB. Por exemplo, carros com sistemas inteligentes que coletam e transmitem informações ou mesmo máquinas equipadas com sensores que “avisam” quando estão com problemas.

Dessa forma, além de computadores e dispositivos como smartphones e tablets, equipamentos em geral estão sendo aprimorados para se conectarem entre si, via Internet. Em um estoque, é possível ter prateleiras com sensores de temperatura, câmeras que enviam imagens remotamente, veículos guiados de modo automático por meio de sistemas etc. Todos trocando e recebendo dados pela Internet.

Quando os seus dados são agrupados com os de outras fontes, podemos ter Big Data. Nesse caso, contar com soluções que consigam mapear, processar e obter informações estratégicas dessa junção, para otimizar o estoque, se tornará um diferencial para o negócio.

Drop shipping

Drop shipping (estoque na fonte) é um método em que o produto é solicitado a um fornecedor só após receber um pedido de compra do cliente. Portanto, quem embalará e enviará o item para ele será o fornecedor, de modo que não é necessário ter estoque para gerenciar.

No entanto, é preciso monitorar as entregas e documentações emitidas para checar se está tudo em ordem. Esse modelo pode gerar economia com estocagem, mas requer grande confiança entre a empresa e os seus fornecedores, já que a qualidade das entregas e do produto depende deles.

Para implantar esse sistema, é importante fechar acordo com um atacadista, fabricante ou distribuidor, para que ele atenda aos pedidos dos clientes do seu negócio em conformidade com as suas políticas de relacionamento.

Para ter maior segurança, é possível adotar uma abordagem híbrida, em que é possível manter um estoque reduzido para eventuais emergências ou tipos de mercadorias, enquanto o restante dos envios é feito via drop shipping.

Uma grande vantagem dessa metodologia é que os custos com estoque podem ser consideravelmente reduzidos ou até eliminados. Também é possível oferecer uma gama maior de produtos que, de outro modo, não teriam como ser vendidos pela sua empresa por não caberem em seu estoque.

Cross docking

Cross docking, ou “cruzando as docas”, é outro modelo logístico em que não é necessário ter um amplo espaço para o estoque. Nessa abordagem, o pedido do consumidor também é repassado para o fornecedor da empresa, que se encarrega de enviar o item para um centro de distribuição (CD). Desse local, a mercadoria é despachada diretamente para o cliente.

Geralmente, após o fornecedor descarregar os produtos, os colaboradores do centro de distribuição já os organizam nos automóveis de entrega. Como esses itens não se tornam estoque da organização que os vendeu, são tidos como parte do inventário dela. Vale destacar que o sistema é vantajoso para varejistas e empresas intermediárias, que não têm amplos espaços para armazenagem de bens.

Na abordagem convencional, de movimentação contínua, os produtos são recebidos e reenviados o mais rápido possível. Dessa forma, busca-se evitar o acúmulo de itens no almoxarifado.

Existe também a movimentação híbrida, em que as mercadorias são recebidas e divididas em dois conjuntos. Um é redistribuído para o cliente final, enquanto o outro pode ser enviado para o estoque da empresa. As mercadorias armazenadas podem ser usadas para cobrir urgências ou para serem integradas a outros produtos, como em kits.

Cloud computing

Grande parte dos sistemas de gerenciamento de estoque atuais estão baseados em nuvem, o que os torna soluções flexíveis, escaláveis e econômicas. Isso gera vantagens, como a mencionada possibilidade de acessar os dados do estoque e gerenciar os seus procedimentos de qualquer local, em qualquer hora. Basta ter acesso à Internet.

Tal benefício é útil quando se precisa viajar ou tomar alguma decisão importante sobre o estoque de fora da empresa. Outra vantagem é que diminui os riscos de se perder dados por problemas em software ou hardware alojado na empresa, como em incêndios. Por ficarem salvos na nuvem, mesmo que haja algum imprevisto na sua empresa, eles podem ser recuperados com maior facilidade.

Uma boa gestão de estoque contribui para o planejamento financeiro de uma pequena empresa, pois oferece suporte, por meio de informações, para a projeção de vendas e de faturamento. Também reduz custos. Se levarmos em conta que gastos logísticos chegam a 7,6% da receita líquida de uma empresa, minimizar custos de estocagem pode proporcionar uma boa economia, contribuindo para maximização do lucro da empresa.

Além disso, uma gestão de estoque eficiente colabora para o bom atendimento ao cliente — assim, diminuindo as chances de ele deixar de comprar devido à falta do item que deseja (perda de oportunidade de venda). Portanto, é essencial investir nesse processo, especialmente adotando uma solução de gerenciamento da área.

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