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Otimize sua rotina contábil e entregue melhores resultados aos clientes
  • Finanças

Otimize sua rotina contábil e entregue melhores resultados aos clientes

Equipe Bemacash
Equipe Bemacash
06/02/2019
6 min e 7 seg de leitura

Se a rotina contábil fosse exclusivamente técnica, estar atualizado com as leis e gerenciar lançamentos, tributos, escrituração e prazos seriam as únicas preocupações do contador. Mas a realidade não é, nem de longe, tão simples assim.

Além da execução e do controle contábil, o profissional ainda precisa cativar clientes e prospectar novos contratos mostrando os valores e diferenciais do seu serviço. Também precisa ficar atento aos custos de seu negócio e procurar maneiras de otimizar as suas rotinas para aumentar a produtividade.

Ou seja, um escritório de contabilidade precisa ser gerido por um modelo que permita conquistar melhores resultados para o seu negócio, e claro, eficiência e qualidade para os seus clientes.

Porém, assim como as regras e leis que envolvem a gestão contábil estão em constante alteração, a forma de administrar um escritório também precisa ser recorrentemente atualizada. Por esse motivo, reunimos neste post as melhores práticas para otimizar as rotinas e os processos contábeis do momento. Confira!

Saiba quais são os desafios da rotina de um escritório contábil

Existem alguns desafios que um escritório contábil precisa lidar. Para ficar mais fácil o seu entendimento, podemos agrupá-los em: problemas de gestão de clientes, equipe e processos internos.

Na gestão dos clientes, entram desde a forma como são captados até a administração de seus contratos, o requerimento e o recebimento de documentos, entre outros. Além disso, a somatória dos clientes e as particularidades de cada um potencializa ainda mais a sua complexidade.

A equipe, quando ela existe, é outra fonte de demandas que exigem atenção. Incentivar o trabalho em conjunto, treinar funcionários e reter os mais experientes e talentosos é fundamental.

Por último, mas não menos importante, são os processos internos. Como registrar as informações dos clientes, armazenar documentos, garantir a segurança dos dados etc.

Somado a tudo isso, a análise das estratégias, os investimentos e a definição de outras medidas para melhorar ainda mais tais resultados. Ou seja, existem desafios tanto na esfera técnica da contabilidade quanto na gestão do escritório como um negócio que precisa gerar bons lucros.

Então, como lidar com esses percalços?

Entenda a necessidade de agregar valor ao serviço prestado

Agregar valor aos serviços é a melhor maneira de justificar o valor cobrado por eles. Assim, ao dar credibilidade às informações, simplicidade nas orientações, além de agilidade no tempo de resposta, o contador está demonstrando aos seus clientes a razão pela qual eles devem dar continuidade a parceria.

Mantenha a organização dos documentos e registros dos clientes

Inserido nas rotinas do escritório contábil, a organização eficiente de documentos e registros dos clientes garante que tenham um serviço de qualidade.

Para isso, o uso de um sistema que ofereça gestão financeira é essencial. Com ele, documentos, prazos de envio, valores e demais informações podem ser gerenciadas dentro de seus vencimentos, garantindo que os custos dos clientes estejam devidamente gerenciados.

Uma loja de brinquedos, por exemplo, precisa ter os seus registros em dia, assim como recolhimento de tributos de suas vendas e dos contratos trabalhistas em dia. Porém, se tais dados não estiverem organizados, lançamentos podem ser feitos incorretamente gerando uma reação em cadeia de problemas a serem corrigidos. Então, a organização do contador é primordial.

Mapeie e revise toda a rotina contábil adotada

Além da organização, os processos internos do escritório contábil também podem representar gargalos que demandam melhorias. Como as informações são repassadas, a distribuição de responsabilidades entre os funcionários e o alinhamento de todas as etapas de acordo com os prazos legais.

Ao mapear como a rotina contábil é executada atualmente, o contador pode efetuar melhorias para economizar tempo e recursos, otimizando assim, o seu potencial de atendimento. Em alguns casos, essa organização pode proporcionar, até mesmo, a oportunidade de acolher novos clientes.

Promova a cultura do uso de sistemas de gestão para os seus clientes

Outra forma de trazer informações contábeis para os escritórios de forma organizada é sugerir aos clientes que utilizem sistemas de gestão. Com o Bemacash, por exemplo, é possível melhorar a gestão financeira, ter máquinas inteligentes para realizar cobranças e demais elementos para uma frente de caixa inovadora.

As informações trazidas de um cliente pela nuvem e já organizadas garantem um controle muito melhor, em tempo hábil e com uma boa otimização dos processos e rotinas contábeis.

Determine métricas de performance e faça o monitoramento delas

Ao inserir novas soluções e métodos de gestão, no entanto, é preciso identificar os seus desempenhos e se ajustes ainda precisam ser feitos. Uma boa prática é analisar quais seriam as melhores métricas e indicadores de performance que poderiam auxiliar no monitoramento do desempenho.

Uma métrica interessante, por exemplo, é sobre o volume de trabalho que determinado cliente gera e quanto ele paga pelos serviços. Uma conta de divisão simples permite identificar qual é o valor de cada intervenção do contador, e, por consequência, quanto menor for o valor ganho por tarefa, mais iminente ficará a necessidade de rever valores contratuais.

Use uma destas 4 ferramentas para organização de rotinas

Outra solução para otimização da rotina são as ferramentas de gestão de tarefas e agenda. Elas ajudam na organização, na eliminação de papel e no monitoramento das etapas, além de permitir envolver diferentes profissionais em suas resoluções. Algumas delas são:

1. Trello

Tem uma linha completa de rotinas contábeis, como abertura de empresa, recepção e conferência de documentos, apuração e envio de impostos, entre outros.

2.Runrun.it

O Runrun.it é uma solução completa e, além das ações já mencionadas no Trello, também executa cálculo de honorários, acompanhamento de rotinas contábeis, outras funcionalidades, e todas elas em português.

3. Todoist

O Todoist também tem diversas funcionalidades — somente deixa de abranger o cálculo de honorários e o acompanhamento de processos internos. Também tem versão em português, mas a sua utilização é muito intuitiva mesmo em inglês.

4. Google Calendar

Uma das vantagens do Calendar é a conexão com outras soluções da Google, como o Gmail. Assim, agendamentos de eventos contábeis, relacionamento com os clientes e demais ações podem ser criadas e compartilhadas com diferentes membros da equipe.

A rotina contábil tem os seus desafios, mas, uma vez bem organizada e gerenciada, torna-se o principal diferencial de um escritório. Clientes que buscam suporte para os seus lançamentos e as obrigações da área da contabilidade querem, antes de tudo, uma empresa que ofereça qualidade nos serviços, soluções inovadoras e bons resultados.

Está em busca de soluções para conquistar e fidelizar os seus clientes? O Bemacash pode ser a resposta, com ferramentas de frente de caixa completa e gestão financeira. Entre em contato com a nossa equipe agora mesmo!

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