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como emitir Nota Fiscal Eletrônica
  • Legislação Fiscal

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica? Confira este passo a passo!

Bemacash Totvs
Bemacash Totvs
25/03/2019
6 min e 29 seg de leitura

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já vem sendo discutida há bastante tempo e começa a ser integrada aos processos de grande parte das empresas brasileiras.

No início, pode parecer complicado entender bem como emitir Nota Fiscal Eletrônica, mas você verá que, após implementada, ela tornará os seus fluxos otimizados, tornando-se uma forte aliada da gestão financeira do seu negócio.

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Neste artigo, vamos apresentar a você um passo a passo de como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica sem erros. Também vamos especificar quais são as informações necessárias para a emissão de NF-e, além de oferecer dicas para evitar erros na emissão. Confira!

Quais são os pré-requisitos para a emissão de NF-e?

Para iniciar o processo de emissão de Nota Fiscal Eletrônica em sua empresa, são necessárias algumas providências anteriores. Saiba quais são elas a partir de agora.

Certificado digital

O primeiro passo para as empresas que desejam iniciar a emissão de Nota Fiscal Eletrônica é a obtenção de certificado digital.

O mais aconselhado é que você escolha o do tipo A1. Ele pode ser feito pela internet, no site de um cartório, junto a uma empresa especializada ou nas agências dos Correios da sua cidade. Você pode solicitar a ajuda do contador para esse processo.

Computador e acesso à internet

A emissão da NF-e só é possível por meio de acesso à internet usando um computador, um notebook ou um dispositivo móvel, como smartphone ou tablet. Mas é preciso ficar atento, pois o sistema de emissão utilizado deve ser compatível com eles: o sistema disponibilizado pela Receita Federal, por exemplo, só consegue operar a partir de um computador ou notebook.

Mas há softwares de gestão (ERP) que funcionam em nuvem e podem ser acessados pelos dispositivos móveis sem problemas, desde que haja internet. Como a NF-e tem ligação direta com a Secretaria da Fazenda (Sefaz) e com a Receita Federal, esses órgãos deverão liberar o seu sistema de forma automatizada para uso.

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Credenciamento de CNPJ

É preciso, agora, credenciar o CNPJ da sua empresa junto à Sefaz do Estado onde ela está instalada. Esse processo costuma ser simplificado, mas é sempre bom contar com o apoio e as informações de um contador que conheça a legislação local.

Sistema de gestão

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica é feita com o uso de um sistema gerador do documento. O mercado tem uma série de opções que podem facilitar toda a gestão financeira da sua empresa, incluindo a emissão de NF-e.

A vantagem de utilizar uma solução de gestão integrada é que ela oferece outros benefícios, como o controle de contas a pagar e receber, de estoque e de vendas. Ela também facilita o cálculo de tributos e o preenchimento da documentação.

Quais são as informações essenciais para emitir a NF-e?

Há algumas informações importantes que você deve ter em mãos para fazer o preenchimento no sistema de emissão de NF-e, obrigatórias para o início da emissão. Veja quais são.

CFOP

Trata-se do Código Fiscal de Operações e Prestações de entrada e saída de produtos, tanto interestadual quanto intermunicipal. Ele identifica a natureza da operação com o objetivo de definir o recolhimento dos tributos sobre ela. A tabela costuma ser publicada no site da Secretaria da Fazenda do seu Estado.

Produto e quantidades

Como em qualquer outro tipo de nota fiscal, a NF-e também exige a especificação do produto vendido, com a sua descrição completa. Além disso, é preciso que se apresente nome, marca, série, modelo, espécie, cor e tamanho, quantidade, valor unitário e total etc.

NCM

Todos os países que integram o bloco utilizam a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) na identificação de mercadorias de todos os gêneros. Essa classificação padronizada usada em compras e vendas é o que define as alíquotas dos impostos que serão aplicadas sobre o item. A tabela de NCM está disponível no site da Receita Federal.

CEST

Mais uma das letras que integram essa verdadeira “sopa de letrinhas”, trata-se do Código Especificador de Substituição Tributária. Ele foi desenvolvido para que a tributação de mercadorias sujeitas à cobrança de ICMS Substituição Tributária seja uniformizada. Essa tabela deve ser encontrada no site da Sefaz do seu Estado.

Código de Situação Tributária

No site da Secretaria da Fazenda, deve estar disponibilizada a tabela com o Código de Situação Tributária (CST) correspondente ao seu tipo de negócio. Se o seu regime é o Simples Nacional, ele pode ser chamado de CSOSN e é obrigatória a sua utilização na Nota Fiscal Eletrônica.

Passo a passo: como emitir Nota Fiscal Eletrônica?

Agora que você já tem em mãos toda a informação necessária para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica e já cumpriu todos os pré-requisitos, veja qual é o passo a passo para iniciar de uma vez esse processo.

1. Saiba qual é o tipo de NF-e a emitir

Já entraram em vigor no Brasil três tipos de Nota Fiscal Eletrônica. É preciso entender qual será aplicado ao seu negócio para utilizar a mais adequada. Veja quais são elas:

2. Faça o seu cadastro

Credencie o CNPJ de sua empresa na Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) e na prefeitura do seu município para os casos de prestadores de serviços.

3. Adquira um software de emissão

Um sistema de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas será necessário para que você inicie a operação. O ideal é que você obtenha um que integre toda a gestão financeira do seu negócio, facilitando o processo e evitando que você tenha que repetir as informações obrigatórias na NF-e todas as vezes que precisar emiti-la.

Quais são as dicas mais importantes para não errar na emissão da Nota Fiscal Eletrônica?

Deu para perceber que o processo inicial para emissão de Nota Fiscal Eletrônica tem algumas exigências, que deverão ser cumpridas com atenção e cuidado para que não haja falhas no processo. Evite os erros e prejuízos futuros, seguindo as dicas a seguir:

  • atente-se ao regime de tributação;
  • compreenda e declare os valores corretamente;
  • automatize a emissão por meio de um sistema emissor integrado.

Agora você já sabe como emitir Nota Fiscal Eletrônica e, provavelmente, já entendeu que ela trará benefícios ao seu negócio. O sistema ajuda a otimizar a sua gestão financeira e facilita a legalização da empresa com relação à declaração dos seus ganhos e ao pagamento de tributos.

Se você gostou deste artigo e quer continuar entendo melhor as mudanças no setor fiscal brasileiro, leia também este conteúdo com as diferenças entre cupom fiscal ECF e NFC-e.

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Bemacash Totvs

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