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  • Legislação Fiscal

Tudo sobre gestão financeira para MEI e ME: conceitos e conselhos indispensáveis

Bemacash Totvs
Bemacash Totvs
23/05/2019
17 min e 7 seg de leitura

Se você é Microempreendedor Individual (MEI) ou tem uma Microempresa (ME), é importante acompanhar boas práticas em gestão financeira para melhorar a administração do seu negócio.

Dessa forma, poderá evitar alguns dos motivos que levam ao encerramento de 23,4% das empresas, em até dois anos após serem fundadas, como: falta de um acompanhamento rígido de despesas/receitas e planejamento deficiente — e com pouco tempo, pois a média é de 8 meses nesses casos, enquanto que as que sobrevivem a mais de 2 anos têm média de 11 meses.

Esses dados são do estudo “Sobrevivência das Empresas no Brasil”, feito pelo Sebrae com duas mil empresas. Aliás, o mesmo relatório apontou que a taxa de sobrevivência dos MEIs e das MEs dentro dos 2 primeiros anos chegou a, respectivamente, 87% e 55% em sua última medição. Logo, 13% e 45% dessas Pessoas Jurídicas (PJs) fecharam as portas antes do terceiro ano de atividade.

Para proteger sua empresa de dificuldades que podem levá-la a fechar as portas e, pelo contrário, ajudá-la a se manter e a crescer continuamente, torna-se importante ter um bom gerenciamento financeiro. Quer saber como iniciar ou fortalecer esse tipo de gestão em um MEI ou uma ME? Continue lendo e veja as dicas que preparamos neste guia!

Primeiro passo: ter ou não uma conta bancária

Tanto o ME quanto o MEI não são obrigados a ter uma conta-corrente de PJ, em um banco. No entanto, em contabilidade, há um importante princípio que deve ser seguido: o da entidade. Ele determina a autonomia patrimonial, isto é, a divisão entre patrimônio da entidade (empresa) e os patrimônios individuais de seus sócios ou proprietários.

Além de definir a atuação da contabilidade empresarial em cima do patrimônio da organização, esse princípio ajuda a evitar que os bens, pagamentos/gastos e recebimentos dos empreendedores se confundam com os de suas empresas. Portanto, para evitar que gastos e entradas de recursos da pessoa física e da pessoa jurídica se misturem, gerando confusões, é indicado abrir uma conta-corrente voltada para PJ.

Isso contribui para uma gestão financeira mais eficiente, bem como para evitar problemas com o fisco. Por exemplo, caso a mistura saia do controle e gere transtornos nos relatórios fiscais, incluindo sonegação de impostos, poderá passar a impressão de que se está mascarando resultados. Consequentemente, o empreendedor terá problemas na justiça.

Também há o risco de o patrimônio pessoal ser posto à disposição, pela justiça, para pagar dívidas da organização se ocorrer algum problema legal, de insolvência, de recuperação judicial etc.

Ao ter uma conta-corrente de PJ, as entradas, as saídas e os saldos do negócio ficam mais fáceis de serem monitorados e gerenciados. Isso facilita a organização contábil e previne problemas financeiros e de outras naturezas para o empreendedor.

Gastos pessoais x gastos da empresa

Vale reforçar que gastos pessoais devem ser separados dos gastos da empresa. Para isso, é preciso um planejamento financeiro adequado e ter uma boa organização com base em controles e fluxos de caixa.

Também é necessário disciplina, a fim de evitar a tentação de usar o dinheiro do caixa para pagar uma conta pessoal ou “colocar a mão na carteira” para quitar uma conta do negócio com os seus rendimentos.

Essas ações não só evitam problemas com o fisco, como também permitem que o empreendedor tenha maior clareza sobre os resultados e a performance do seu negócio, de modo a monitorá-los mais facilmente. Inclusive, simplificar os dados e as movimentações em um só lugar e de forma independente contribui para que isso seja feito com uma boa frequência.

Aliás, o acompanhamento rigoroso de despesas e receitas foi um dos elementos que ajudaram as empresas a passarem dos dois anos, conforme pesquisa indicada na introdução deste guia.

A importância do planejamento e do orçamento

Cerca de 39% dos MEIs não lançam todas as suas receitas para efetuar o controle das entradas de recursos financeiros. Além disso, 48% não realizam previsão de gastos e 34% não tem o costume de acompanhar o saldo de caixa ou assim procedem, no máximo, uma vez por mês. Tais comportamentos podem dificultar a gestão do negócio, até mesmo levando a desordens financeiras e, consequentemente, ao fechamento da empresa.

Ainda em relação ao estudo apontado na introdução, os empreendedores alegaram fatores que poderiam ter impedido o fechamento de suas organizações antes dos dois anos — considerando vários portes. No caso, uma gestão financeira mais eficaz foi indicada por 13% deles e o planejamento do negócio, por 18%. Crédito mais facilitado também figurou na lista, obtendo 21%.

Por outro lado, a inadimplência, a ausência de linhas de crédito, o capital de giro, entre outras dificuldades financeiras são apontadas por 25% deles como causa para o fechamento de suas empresas antes dos dois anos. Impostos, custos/despesas e juros são destacados por 31%.

Todos esses problemas podem ser evitados ou reduzidos com um bom planejamento da empresa, como muitos dos empresários destacaram. Além disso, há vantagens importantes que esse processo gera. Veja algumas adiante.

Estruturação de recebimentos e pagamentos

Além disso, a boa gestão financeira é essencial, pois ajuda a estruturar entradas e saídas, inclusive, organizando pagamentos e recebimentos a prazo para que ocorram em períodos propícios.

Em outras palavras, programando para que as prestações dos clientes sejam pagas antes das datas de vencimento das obrigações do negócio. Isso evita multas, juros e taxas que tendem a onerar a empresa, o que, no caso de MEIs e MEs, pode ser muito custoso levando em consideração os montantes menores com que esses negócios lidam.

Antecipação de pagamentos a fim de obter vantagens

Um bom planejamento no recebimento de contas também permite antecipar pagamentos a fim de obter condições melhores dos fornecedores, incluindo prazos mais longos para quitar compras e descontos.

Manutenção na modalidade empresarial adequada

Um bom controle de receitas, aliado a um planejamento financeiro que envolva uma previsão de entradas de dinheiro, permite ao empreendedor saber se a empresa poderá passar ou não a um novo enquadramento de porte.

Também evita que ele tenha complicações com o fisco caso fature muito mais do que o seu tipo atual permite. Se for constatado que as receitas da empresa são inferiores ao limite mínimo do porte atual, então ele poderá passar a uma modalidade com teto menor para ficar em conformidade com a lei. Poderá até mesmo obter benefícios fiscais e tributários.

Em relação ao MEI, para não ser desenquadrado, o negócio deve faturar, atualmente, até R$ 81.000,00 ao ano. Nesse caso, se começar as suas operações depois do início do ano, o que vale é a proporcionalidade dos recebimentos em relação aos meses que faltam até o fim desse período.

Por exemplo, se começar em agosto, então o limite anual será de R$33.750,00, já que restam 5 meses. Já as microempresas são entidades que faturam até R$360 mil anualmente, conforme a Lei Complementar Nº 123, de 14 de dezembro de 2006.

Conceitos importantes

Existem alguns conceitos de gestão financeira que todo MEI e ME deve saber. Separamos eles adiante. Acompanhe!

Fluxo de caixa

Esse é um instrumento importante para a gestão financeira, pois estrutura as entradas e saídas de dinheiro na empresa. Graças a isso, facilita a organização de pagamentos (de compras de insumos, de dívidas em aberto, de salários etc.) e de recebimentos (de vendas de produtos e outros itens da empresa). Também possibilita maior controle sobre os saldos bancários e em caixa do negócio.

Essa ferramenta precisa ser preenchida com uma boa frequência, de preferência, diariamente. Após 30 dias, é comum que se encerre o fluxo de caixa relativo ao mês para que seja possível avaliar as movimentações financeiras do negócio nesse período.

Precificação de produto ou serviço

É o processo pelo qual se dá um preço a um produto ou serviço, levando em consideração diferentes aspectos, como:

  • margem de lucratividade;
  • ponto de equilíbrio (quando as contas e as receitas “empatam”);
  • valores praticados pela concorrência;
  • expectativas futuras de elevação nos preços dos insumos, de modo que, em alguns casos, empresas repassam os aumentos aos produtos em estoque para adquirirem as suas matérias-primas posteriormente. Isso permite manterem a lucratividade atual;
  • relações de oferta e demanda;
  • tipo de mercadoria vendida, isto é, se é um bem necessário, essencial ou supérfluo;
  • público-alvo do produto/serviço, pois há negócios que vendem mais caro para gerar “status” e reforçar a exclusividade de suas marcas;
  • volume de vendas. Nesse caso, quando há grande fluxo de entrada e saída de produtos, existem negócios que reduzem suas margens de lucro e, consequentemente, os preços. Isso para ganharem por meio da quantidade comercializada. Por exemplo, mercados.

Gestão de estoque

É o processo de gerenciar os produtos armazenados na empresa ou em um local específico, como armazém, Centro de Distribuição (CD), almoxarifado etc. Envolve boas práticas no trato dos produtos, de modo a reduzir o número de perdas, extravios ou itens que estragam, bem como os custos de manutenção desses itens.

O estoque tem impacto nas finanças da empresa, pois, além dos gastos com a armazenagem deles, produtos parados significam capital parado.

Uma gestão de estoque ineficiente também pode gerar a perda de oportunidades de vendas, de modo que é importante organizar bem registros, controles e o processo de entrada/saída de produtos. O recebimento de notas fiscais também precisa ser eficiente, pois elas alimentam dados econômicos e são necessárias para procedimentos contábeis e fiscais.

Regime tributário

Corresponde a um grupo de leis que regulamenta a maneira como uma empresa será tributada em relação à Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL) e ao Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ).

Ocorrem variações na base de cálculo, nas alíquotas de imposto e na forma de pagamento de tributos dependendo do regime tributário escolhido. No Brasil, atualmente temos três: Lucro Presumido, Lucro Real e Simples Nacional. Os MEIs são automaticamente enquadrados no terceiro.

Capital de Giro

É o montante financeiro necessário para manter um negócio funcionando por determinado período. Ele também pode ser definido como um recurso de renovação rápida, que representa a liquidez disponível para a organização bancar sua continuidade. Consiste na diferença entre os valores em caixa e os montantes de despesas e contas a pagar.

Dessa forma, serve para financiar a compra de insumos, a folha de pagamento dos funcionários, a conservação de estoques etc. Ajuda também enquanto a empresa não recebe pagamentos parcelados.

É importante que o empreendedor separe um bom capital de giro no começo da empresa, para bancar as suas operações enquanto ela não se sustenta totalmente por meio de suas vendas.

Gastos fixos e variáveis

Os gastos envolvem diferentes contas que a empresa deve pagar para manter as suas operações, de modo que abrange tanto despesas quanto custos. O primeiro grupo corresponde aos valores despendidos com atividades e itens que não são diretamente ligados à produção de produtos ou prestação de serviços. Por exemplo, materiais de escritório, salário dos colaboradores do setor administrativo, lanches pagos etc.

Os custos estão ligados à fabricação de produtos ou à realização de serviços, ou seja, correspondem às aquisições de insumos, ao pagamento de mão de obra que atua na produção ou presta o serviço, à energia elétrica que faz as máquinas funcionarem etc.

Esses dois conjuntos, por sua vez, são divididos em fixos e variáveis. As despesas/custos variáveis são aquelas contas que aumentam ou diminuem conforme a produção se eleva ou cai.

Já os gastos fixos correspondem a obrigações ou contas que não sofrem mudanças mesmo que a produção diminua ou cresça. Por exemplo, o salário dos colaboradores de um escritório administrativo (despesa fixa) e o dos que trabalham na linha de produção (custo fixo).

Gestão financeira e as obrigações fiscais

Ter uma gestão financeira adequada é importante para manter as obrigações fiscais do negócio em dia, bem como para emitir, preencher e enviar os relatórios mais importantes (e obrigatórios) de cada porte.

MEI

O Microempreendedor Individual deve enviar para a Receita Federal, anualmente, a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI), a fim de manter seu CNPJ regularizado. O prazo máximo é o dia 31 de maio, de modo que as informações prestadas são referentes ao exercício do ano anterior.

Isso vale, inclusive, para quem não vendeu nada e, consequentemente, não emitiu nota fiscal. O atraso na entrega gera multa. A forma de envio é pela Internet, em área específica no site da Receita Federal.

Há, ainda, o Relatório Mensal de Receitas Brutas, um documento que em se registram as vendas de produtos/serviços. Ele é preenchido até o dia 20 de cada mês, com informações sobre o faturamento do mês anterior. Serve de base para o preenchimento das DASN-SIMEI.

Além disso, o Microempreendedor Individual deve pagar, mensalmente, um valor único que inclui o tributo específico da sua atividade e uma contribuição previdenciária.

Atualmente, o Imposto Sobre Serviços (ISS), para área de serviços, é de R$1,00. Já o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, para indústria e comércio, é de R$5,00. Quem atua em comércio e serviço deve recolher R$6,00.

A um desses valores, que depende do setor de atuação do microempreendedor, acrescenta-se uma contribuição previdenciária (INSS), que, no momento, é de R$49,90. Para proceder com o pagamento, é preciso acessar o sistema do MEI no Portal do Empreendedor e seguir as suas instruções.

ME

No caso das Microempresas, esses documentos precisam ser providenciados em conjunto com um contador, já que são variados e exigem cuidado na confecção. Veja alguns exemplos que podem ou não ser exigidos a depender da condição do negócio e de seu regime de tributação:

  • Livro Caixa;
  • Livro Registro de Inventário;
  • Livro Registro de Entradas;
  • Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) — para optantes do Simples Nacional;
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF), entre outros.

Também é importante mencionar que quem adota o Simples Nacional precisa emitir e pagar o Documento de Arrecadação do Simples (DAS), que unifica tributos.

Conselhos indispensáveis: o que não fazer na gestão financeira

Como apontado no começo deste guia, a porcentagem de MEIs sobreviventes após dois anos chegou a 87%, na última medição apresentada no estudo do Sebrae. Embora seja um número elevado, é preciso destacar que, entre os negócios enquadrados nessa modalidade e que foram abertos em 2009, pouco depois que ela passou a existir, a taxa de sobrevivência após 24 meses alcançou 94%.

Vale destacar que a Lei Complementar nº 128/2008 modificou a Lei Complementar nº 123/2006, conhecida como Lei Geral da Micro e Pequena Empresa, e instituiu a figura do MEI, em 2008. Portanto, entre a primeira medição dessa atividade, em 2009, que ocorreu logo após ela ser criada, e o último levantamento da pesquisa, houve queda nos negócios sobreviventes, o que reacende a necessidade de proteger a empresa com uma boa gestão financeira.

No caso dos MEs, a última média de 55% merece atenção por parte dos empreendedores que mantém microempresas. Tanto para eles quanto para os MEIs, é importante estudar o mercado em que atuam, bem como tentar otimizar os processos que compõem a gestão financeira de seus negócios. Afinal, ela impacta diretamente o planejamento e a administração de recursos.

Nesse caso, há alguns pontos que não devem ser feitos se o que você deseja é melhorar o gerenciamento das economias desses dois tipos de negócios. Continue lendo para conferir quais são eles!

Não investir em tecnologia

Recentemente, descobriu-se que 50% dos MEIs ainda registram gastos em papel. A gestão financeira manual tem seus riscos, pois pode causar confusões mais facilmente, além de dificultar o controle de entradas/saídas em grandes volumes.

Nesse caso, é importante investir em um bom programa de controle financeiro voltado a MEs e MEIs para facilitar o monitoramento das contas do negócio. É possível obter indicadores de desempenho financeiros e gerar relatórios importantes para analisar a saúde financeira da sua empresa, além de facilitar o preenchimento e o envio de dados e documentos para o fisco.

Não investir em capacitação financeira

Esse é um dos principais erros de gestão de uma ME ou mesmo de um MEI. Afinal, para conseguir fortalecer o gerenciamento das economias da empresa, é fundamental investir em treinamento em capacitação financeira, tanto para o empreendedor quanto para os colaboradores.

Aliás, um ponto importante: 77% dos MEIs brasileiros não contam com capacitação financeira. Portanto, é preciso prestar atenção nesse cenário, pois conhecimento e desenvolvimento de habilidades são dois pontos essenciais para o sucesso de MEIs e MEs.

Não empregar instrumentos de gestão

Ferramentas de gestão financeira ajudam a administrar melhor o dinheiro do negócio, pois fornecem controles de entrada/saída de valores, dados para tomada de decisão, históricos que ajudam a realizar estimativas etc.

Não utilizá-las pode tornar a gestão complicada e ainda dificultar a correta apuração dos resultados do negócio, especialmente quando for necessário enviar essas informações para as entidades de fiscalização.

Conheça o sistema de Gestão Financeira Bemacash

Como mencionado, é importante adotar uma solução financeira voltada para MEs e MEIs. Um exemplo é o Sistema de Gestão Financeira Bemacash, que conta com os seguintes módulos:

  • Faturamento: nessa funcionalidade, é possível realizar faturamento, controle de vendas e controle de orçamentos. Inclusive, dá para fazer orçamento para um eventual cliente e realizar vendas com emissão de boleto;
  • Estoque: contribui para a organização dos dados do seu estoque por categoria, permitindo saber a hora certa de solicitar novos produtos. Aliás, emite alerta de mercadorias com saldo mínimo no estoque. Também possibilita monitorar a lista dos mais vendidos, realizar um inventário e conferir a posição atual do almoxarifado;
  • Financeiro: aqui, dá para realizar a gestão do fluxo de caixa. Há uma integração com extrato bancário, o que agiliza a conferência de saldos. Também permite a emissão de boletos e de relatórios para gerenciamento de finanças. É possível acompanhar as contas a receber e a pagar, especialmente as que precisam ser pagas no dia;
  • Compras: permite o gerenciamento das compras, a emissão de pedidos e o controle de entradas de itens. Você pode cadastrar fornecedores, checar histórico de aquisições, cadastrar produtos e até realizar pedidos de compras com fornecedores;
  • Ordem de serviços: possibilita produzir e gerenciar ordens de serviços (com status em aberto, em andamento, concluído, cancelado). Há geração automática de NFe e NFSe após a confecção delas. Também apresenta uma agenda ou um calendário com as que foram feitas.

Um sistema do tipo permite otimizar a gestão financeira para MEI e ME, pois facilita a execução de processos como faturamento, controle de estoque e emissão de boletos. Tudo isso pode ser feito pelo celular, tablet ou computador, conferindo maior dinamismo à administração da empresa.

Quer entender melhor como esse tipo de solução pode contribuir para melhorar o gerenciamento das atividades de um Microempreendedor Individual ou de uma Microempresa? Entre em contato com a nossa equipe de consultores para que possamos ajudar você!

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Escrito por

Bemacash Totvs

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