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Gestão de processos: vantagens para micro e pequenas empresas

Bemacash Totvs
Bemacash Totvs
04/07/2019
7 min e 15 seg de leitura

Engana-se quem acredita que a gestão de processos deve ser desenvolvida apenas por grandes empresas. Na realidade, em razão das facilidades e vantagens que essa prática oferece aos gestores e líderes, ela pode — e deve — ser aplicada em todos os tipos de negócio.

Em um mercado tão competitivo e intransigente como o atual, contar com processos mais organizados, documentados e eficientes é uma necessidade comum a empreendimentos de todos os portes. Logo, quanto antes a empresa investir nesse quesito, maior será a probabilidade de se alcançar o sucesso operacional e também administrativo.

Em razão da importância da gestão de processos no cenário das micro e pequenas empresas, redigimos este material para mostrar como essa prática pode beneficiar o seu negócio, otimizando pontos importantes das operações diárias e aumentando as chances de crescimento e consolidação no mercado.

Continue a leitura e confira o que preparamos para você!

Os processos em pequenas empresas

Na prática, os processos são rotinas de trabalho desempenhadas pelas empresas com algum objetivo central. Diversas atividades em conjunto, desenvolvidas por uma ou mais pessoas ou por um único departamento ou diferentes deles, podem perfazer processos imprescindíveis para a manutenção do negócio.

Ainda que não sejam executados com toda uma rigidez formal, as pequenas empresas também precisam lidar com inúmeros processos para se manterem ativas e produzindo. A grande questão, no entanto, está na forma como esses processos são gerenciados e avaliados.

Nesse sentido, desde atividades simples do dia a dia até ações mais estratégicas, ligadas à parte financeira, contábil e administrativa do negócio, precisam ser acompanhadas de uma forma mais profissional e transparente. Dessa maneira, será possível avaliar o desempenho dos processos e realizar ajustes para alcançar melhores resultados.

Para tanto, uma gestão de processos mais moderna é indispensável. Trabalhar com base em dados e informações concretas, além de contar com o apoio da tecnologia para a automação das tarefas — o que pode ser feito com um software ERP, por exemplo — garante um aprofundamento nessa gestão, além de mais visibilidade aos gestores.

Em um cenário de transformação digital, muitos pequenos negócios já perceberam o quanto é importante antecipar essas iniciativas de inovação, investindo em soluções para a melhoria dos processos desde a fase inicial do empreendimento.

Nesse ponto, vale destacar que, com os avanços tecnológicos, as ferramentas de gestão tendem a se tornar mais acessíveis, permitindo a adesão por micro e pequenas empresas.

Vantagens da gestão de processos em pequenas empresas

Feito esse apanhado sobre a gestão de processos nas pequenas empresas, passaremos agora para uma análise mais prática dessa metodologia. No dia a dia de atividades, uma gestão centralizada, moderna e informatizada garante o aproveitamento de uma série de vantagens para a empresa.

A seguir, listamos algumas das principais delas para ilustrar os diferenciais da gestão de processos. Veja!

Ganho de agilidade e produtividade

Um dos principais ganhos da gestão de processos se relaciona com a produtividade e, acima de tudo, com a agilidade com que as atividades são desempenhadas. Por exemplo, a substituição de uma gestão tradicional, baseada em expedientes manuais, por uma gestão automatizada, que garante um fluxo mais consistente às atividades da empresa.

No caso do comércio, por exemplo, com o apoio da tecnologia, é possível automatizar o processo de vendas, centralizando todas as informações e a documentação em um único sistema, o que otimiza a gestão da parte comercial, fiscal e financeira.

Aumento da confiabilidade dos processos

Além dos ganhos em agilidade, a gestão de processos moderna fortalece a confiabilidade deles dentro do negócio. Com ferramentas e soluções tecnológicas assumindo a execução de atividades técnicas, repetitivas e burocráticas, por exemplo, reduz-se a probabilidade de erros na execução, assim como os riscos de falhas.

Redução de custos

No mesmo sentido, inovar com a gestão de processos também representa um ganho no quesito custos. A realidade é que dispor de processos mais bem organizados, fluidos e controlados é a base para a otimização das tarefas, o que ajuda também na redução dos custos.

Além disso, a própria automatização de algumas tarefas já diminui os custos, visto que reduz a necessidade de recursos humanos, além de otimizar o uso de recursos materiais, como o gasto de papel para impressões.

A implantação da gestão de processos na minha empresa

A gestão de processos, por mais ampla e benéfica que seja, encontra alguns entraves — sobretudo financeiros — quando aplicada à realidade de uma pequena empresa. Dessa forma, a implantação desse conceito deve ser feita com base em prioridades, de modo a se conseguir equilibrar melhor a relação custo-benefício dos investimentos.

Para ajudar você nesse aspecto, listamos alguns pontos por onde essa mudança pode iniciar. Confira!

Identificação de tarefas que precisam ser otimizadas

De início, é fundamental verificar quais são os processos que estão mais carentes de otimizações e que estão gerando gargalos nas atividades da empresa. Além disso, por se tratar de um pequeno negócio, é necessário avaliar quais tarefas têm maior impacto sobre os resultados financeiros e sobre a satisfação dos clientes, investindo prioritariamente na melhoria delas.

Mapeamento do fluxo de trabalho

Outra medida primordial para a implantação de uma gestão de processos é o mapeamento das atividades. Conhecer as principais necessidades do negócio, em termos operacionais e administrativos, por exemplo, facilita a delegação de funções pelos gestores. Além disso, quando se opera com processos mapeados e claros, é possível entender melhor a dinâmica de trabalho, o que é essencial para a identificação dos pontos de atenção e de baixa produtividade, ao longo das diferentes etapas de uma mesma tarefa.

O fluxo de trabalho dos envolvidos nas vendas, por exemplo, passa por diferentes atividades. Desde o atendimento ao cliente até a entrega do produto, há uma ordem lógica de tarefas que precisam ser executadas para que tudo corra bem. O estoque precisa estar envolvido, o setor de vendas, assim como o financeiro e contábil. Daí a importância de se mapear e conhecer todo esse caminho.

Bemacash: ferramentas que podem ajudar na gestão de processos

Diante de todos os pontos relacionados sobre a gestão de processos, não resta dúvidas de que as pequenas empresas necessitam investir nesse conceito, buscando soluções para reforçar as suas atividades diárias. Implementar melhorias, então, é um dos passos para se estabelecer uma boa gestão.

Nesse sentido, a TOTVS coloca à disposição das micro e pequenas empresas o conjunto de ferramentas Bemacash, que é capaz de garantir uma gestão mais profissional, simples e eficiente em diferentes frentes do negócio.

Assim, tudo o que a sua empresa necessita estará disponível em um único lugar, a partir de uma solução de gestão completa e que cabe no seu bolso. Com o Bemacash, é possível:

  • finalizar vendas em até 7 segundos;
  • controlar o estoque da loja de forma simples e ágil;
  • acompanhar os resultados da empresa de qualquer lugar;
  • atender com rigor e transparência à legislação fiscal aplicável ao modelo de negócio.

Além disso, com o Bemacash, a sua empresa ainda dispõe de ferramentas extras para auxiliar em diferentes rotinas, a depender da necessidade:

  • maquininha de cartão inteligente, que garante mobilidade e agilidade para vendas de lojas pequenas e estabelecimentos itinerantes;
  • frente de caixa, para lojas maiores e vendas realizadas direto no balcão, garantindo total controle do estoque, movimentações no caixa e muito mais;
  • gestão financeira aprofundada para prestadores de serviço, sistema que permite não só a emissão de notas, mas também o controle de contas a pagar, a receber, a emissão de boletos etc. Tudo isso acessível na nuvem, de qualquer lugar, via celular ou tablet.

Dessa forma, se o seu negócio precisa de uma solução de gestão robusta, eficiente e acessível para otimizar processos de controle, vendas e recebimento e, com isso, fortalecer o crescimento saudável no mercado, o Bemacash é ideal!

Então, o que achou dos diferenciais que a gestão de processos pode trazer para a sua empresa? É hora de inovar, e o Bemacash pode ajudar nessa tarefa. Entre em contato conosco hoje mesmo e seja o nosso parceiro!

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Escrito por

Bemacash Totvs

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