Receba nossas dicas
micro ERP
  • Planejamento e Negócio

Veja se chegou a hora de ter um micro ERP e avançar nos negócios

Equipe Bemacash
Equipe Bemacash
29/09/2018
5 min e 45 seg de leitura

Empreender é atualmente uma tarefa bastante desafiadora que exige planejamento e inteligência de mercado. A tecnologia, por sua vez, oferece ferramentas eficientes para otimizar uma série de processos, podendo se tornar uma aliada importante. Entretanto, é comum que o pequeno empresário não compreenda exatamente os benefícios de adotar uma solução como um micro ERP.

Isso faz com que empresas em ascensão percam oportunidades importantes. Por isso, criamos este post para mostrar como funciona um ERP em pequenos negócios, quais são os seus benefícios e quais são os critérios para escolher a melhor ferramenta. Confira!

O que é um micro ERP?

Um ERP é um sistema integrado de gestão empresarial, cujo objetivo é gerenciar todas as informações de um negócio — ele integra os dados e processos em uma única plataforma, permitindo que os gestores e administradores trabalhem de forma orquestrada para melhorar a produtividade da empresa.

Entre as grandes organizações, a necessidade de usar um ERP já é consenso. Entretanto, pequenos empresários costumam achar que podem gerenciar os negócios “de cabeça”, sem ferramentas específicas para lidar com a complexidade dos processos.

Na verdade, o ERP é uma ferramenta essencial para quem busca estabelecer um nível adequado de organização. Ele permite que as informações de diferentes setores sejam integradas em uma plataforma única.

Assim, a sua empresa ganha mais controle sobre os processos — e isso vai do relacionamento com os clientes até o controle de estoque e os recursos humanos, por exemplo.

A forma de executar as tarefas pode ser padronizada, já que relatórios e dados financeiros (como notas fiscais emitidas, contas a pagar etc) são gerenciados em um mesmo sistema.

Os impactos na pequena empresa, como mostraremos agora, são significativos.

Ebook_3_tecnologias

Quais são os ganhos da implementação?

Para começar, o nível de transparência e acessibilidade dos dados se torna muito maior. Sempre que um gestor precisar de alguma informação, ela pode ser acessada com mais agilidade — sem falar que os dados se tornam mais precisos e confiáveis, algo mais difícil de alcançar com uma gestão manual ou somente por planilhas.

Relatórios podem ser gerados automaticamente e em diferentes formatos, favorecendo tomadas de decisão mais acertadas.

Os gestores ganham acesso a um conhecimento importante sobre o mercado, algo que, muitas vezes, fica restrito a certos departamentos da empresa, sendo pouco compartilhado.

Isso faz com que a companhia como um todo responda às demandas do mercado com mais eficiência. A organização e disponibilidade das informações gera uma sinergia entre os setores, tornando a dinâmica interna do negócio mais orgânica. Consequentemente, a produtividade geral cresce bastante.

Vale ainda destacar que o micro ERP favorece uma execução de processos mais próxima daquilo que foi planejado. Isso significa não só uma performance melhor, mas uma importante conformidade com a legislação fiscal.

Os documentos ficam armazenados em locais seguros, minimizando as chances de uma falha comprometer a segurança jurídica da empresa.

Tudo isso é possível por meio de mudanças na rotina de cada colaborador, como detalharemos a seguir.

Em quais atividades essa ferramenta será mais útil?

O objetivo da adoção de um micro ERP é otimizar a gestão e a execução dos processos — e a importância dessa ferramenta pode ser compreendida ao observarmos algumas dificuldades que ela ajuda a solucionar. O controle de estoque é um bom exemplo disso.

Determinar a quantidade de materiais armazenados costuma ser um problema de rotina. Quanto maior a quantidade de um item, mais difícil é manter o controle. Conferir o estoque leva tempo, gera custo e engessa as atividades da empresa.

Com o ERP, o controle se torna muito mais preciso, já que os dados são cadastrados no sistema e podem ser acessados com rapidez. Sempre que um item entra ou sai, o status é atualizado.

Assim, as vendas não precisam ser feitas com base em suposições: você planeja as ofertas com base no que tem no estoque. O uso de planilhas também é drasticamente reduzido, já que o ERP se mantém conectado e pode ser acessado de qualquer computador da empresa — ou mesmo online.

Trata-se de uma forma mais precisa de armazenar e gerenciar os dados fiscais, o que também reduz as dificuldades com o fechamento do caixa.

O ERP integra a gestão de contas a receber, contas a pagar, documentos bancários etc., automatizando também a geração de notas fiscais e facilitando o controle de cobranças.

Um destaque importante é a centralização desses processos de gestão. Em um único ambiente virtual, os colaboradores têm acesso às informações e executam as suas funções com mais agilidade, reduzindo o impacto da burocracia na performance da empresa.

O que um micro ERP eficiente deve oferecer?

Se acessar e utilizar as informações da sua empresa é um problema recorrente, é hora de contratar um ERP e colocar o negócio para girar no ritmo certo.

Entretanto, é preciso encontrar um sistema que atenda às suas demandas específicas e entregue os resultados que você espera. Para tanto, tenha em mente alguns critérios na hora da escolha.

Primeiramente, é preciso que seja um sistema fácil de usar. Por mais que seja sempre importante treinar os funcionários para utilizar as ferramentas tecnológicas corretamente, é fundamental descomplicar as tarefas do dia a dia. Encontrar um ERP com funções adaptadas ao cotidiano do negócio é um ótimo começo.

Em seguida, verifique entre as suas opções quais delas se adequam às exigências legais. Esse tipo de conformidade é essencial para que processos e documentos importantes sejam mantidos sob controle — notas fiscais, recibos e contratos em geral devem ser armazenados com cuidado.

Um fator que poucos empresários costumam dar atenção, mas que representa um grande diferencial, é a integração com o extrato bancário.

Isso agiliza os processos de pagamento e recebimento, reduz a necessidade de grandes volumes de papel impresso e ainda permite que o departamento comercial mantenha um planejamento mais transparente das suas transações.

Em geral, uma boa estratégia para encontrar o melhor sistema é levantar as necessidades da sua empresa — identificando as maiores dificuldades — e utilizar essas questões como critério de escolha.

A instalação deve ser facilitada e, para complementar, o fornecedor do sistema deve oferecer suporte completo para facilitar a transição e o uso do sistema.

Como você pode ver, o micro ERP é uma tendência tecnológica que eleva a eficiência operacional de qualquer empresa a um novo patamar de qualidade. Se quer conhecer uma solução completa mais de perto, entre em contato com a TOTVS e fale com os nossos especialistas no assunto!

Escrito por

Equipe Bemacash

Equipe Bemacash

Frente de Caixa
do Bemacash

A solução completa que
você precisa para vender
mais e organizar o seu
negócio

Saiba mais

Você pode se interessar também por