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Ordem de serviço online: entenda sua importância e aprenda a emitir
  • Planejamento e Negócio

Ordem de serviço online: entenda sua importância e aprenda a emitir

Bemacash Totvs
Bemacash Totvs
07/03/2019
5 min e 48 seg de leitura

Ainda é muito comum que as empresas utilizem o documento em papel para fazer esse registro, mas já estão disponíveis no mercado sistemas digitais e online para a emissão da OS, reduzindo os riscos de perda de informação.

O coordenador de produtos do Bemacash, Rafael Fraga, explica neste post sobre os benefícios da emissão de ordem de serviço online e apresenta a solução Bemacash para ajudar você e a sua equipe a se organizarem e atenderem aos seus clientes com mais agilidade. Quer saber mais? Então, continue a leitura!

A importância da emissão da ordem de serviço

Para os prestadores de serviços, conhecer as informações e as demandas do cliente da forma mais detalhada possível é um grande benefício. É com esses dados em mãos que você ou a sua equipe saberão o que realizar e quais são os prazos para executar todas as atividades contratadas.

O principal desafio que precisa ser enfrentado é o de gerenciar tantos elementos ao mesmo tempo”, explica Rafael Fraga. Por isso, uma aliada das empresas é a ordem de serviço, que serve para registrar as informações e administrar, de forma mais cuidadosa, todos os seus clientes.

Com esse documento, você e a sua equipe ganham mais tempo e segurança, além do aumento da produtividade, pois terão em um só lugar os principais dados necessários para executar os serviços, como as datas previstas de início e término, o status de realização e os contatos dos clientes.

Benefícios ao emitir uma ordem de serviço online

Guardar qualquer documentação em papéis deixa o seu negócio vulnerável. Isso porque esse material está sujeito a sofrer danos ou, até mesmo, a se perder em meio a outras informações ou com o transporte pela equipe. Passar por essa situação não é bom para você, que não saberá o que deve fazer ou o que já foi executado, e para o seu cliente, que com certeza ficará insatisfeito com a falta de cuidado e compromisso por parte da sua empresa.

Uma possibilidade de eliminar esse problema é a emissão online das ordens de serviços, que podem ser automatizadas e armazenadas em nuvem. Separamos para você alguns outros benefícios da adoção de ferramentas online para ajudar nessa importante etapa para a sua empresa. Confira!

Organização da agenda

Ter clareza sobre todos os serviços que você e a sua equipe precisam realizar a curto e a longo prazo é um dos fatores que mais contribui para a entrega do resultado final dentro do prazo estabelecido com o cliente. Com uma ordem de serviço online, você tem mais praticidade para organizar a agenda de cada funcionário de acordo com o surgimento de novas demandas.

Você pode visualizar quais ordens de serviços estão em aberto e agendá-las, até mesmo ter maior controle sobre cancelamentos ou remarcações de serviços, seja a pedido do cliente, seja por algum problema interno”, destaca Rafael Fraga.

Acompanhamento e gerenciamento em tempo real

Com um sistema online e automatizado, é possível acompanhar o status de todos os serviços que estão sendo executados, tudo em tempo real. Basta conectar-se com a Internet para atualizar a ordem de serviço e permitir que todos tenham acesso às informações sobre o andamento do serviço ou, até mesmo, de novas solicitações dos clientes.

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Alguns sistemas permitem que você acesse as ordens de serviços, até mesmo, pelo smartphone ou tablet, o que é uma excelente opção para os negócios cujas equipes precisam se deslocar para realizar o serviço fora da sede da empresa.

Previsibilidade de receita

Manter as ordens de serviços atualizadas em tempo real são um ponto positivo também para o setor financeiro da sua empresa, que consegue ter uma maior previsibilidade de quais serão as futuras entradas, baseado nos registros e prazos estabelecidos com os clientes, e preparar o fluxo de caixa de forma mais precisa.

Relacionamento com o cliente

Inúmeras novidades tecnológicas estão sendo implementadas para melhorar a experiência com o cliente e o uso de uma ordem de serviço online é uma delas. “A possibilidade de o cliente receber tudo por e-mail é, sem dúvidas, um grande diferencial. Ele não precisa mais ficar guardando papéis nem mesmo uma nota fiscal, já que hoje podemos armazenar ela de forma online, por exemplo”, ressalta o coordenador de produtos do Bemacash.

Redução de erros

O preenchimento manual de ordens de serviços também pode ser um problema se a informação estiver ilegível: o prestador de serviços não conseguirá ter certeza sobre o que foi escrito e, até mesmo, não conseguir executar a tarefa atribuída a ele. Com a ordem de serviço online, não há esse problema, pois todos os dados são inseridos digitalmente e têm fácil leitura.

Escolha um sistema de ordem de serviço online

Ao fazer a escolha de um sistema de ordem de serviço online, é preciso pesquisar se ele consegue oferecer todos os benefícios listados anteriormente, principalmente a possibilidade de sincronização com a agenda, com todas as execuções e entregas, e a integração com o setor financeiro para agilizar a troca de informações sobre recebimentos e pagamentos.

Outro ponto importante a ser considerado é a automação de processos, para que a sua equipe tenha mais tempo para se dedicar a outras atividades relevantes da empresa. No Gestão Financeira, solução do Bemacash, esse é um grande diferencial. “Quando finaliza um pedido, você não precisa se preocupar com a emissão da nota fiscal ou criar um conta a receber, pois isso é feito de forma automatizada pelo sistema, tudo em um só processo”, conta Rafael Fraga.

O coordenador de produtos do Bemacash ainda destaca que o sistema de gestão tem um grande diferencial no mercado por atender a todas as necessidades do dia a dia do prestador de serviços. “O Gestão Financeira foi lançado recentemente e, quando foi desenvolvido, construímos o produto olhando para o mercado e para o que traria ganho de forma efetiva”, completa.

Ter mais tempo para atender seus clientes com mais qualidade e ganhar vantagens competitivas no mercado são alguns dos desejos dos prestadores de serviço. Com a emissão de ordem de serviço online, você pode ter esses ganhos e, ainda, aumentar a produtividade da sua empresa e atingir melhores resultados financeiros.

Gostou deste conteúdo e ficou interessado em conhecer mais sobre as soluções Bemacash? Então, entre em contato conosco agora mesmo e tire todas as suas dúvidas sobre o Gestão Financeira!

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Escrito por

Bemacash Totvs

Bemacash Totvs

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