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Sistema de gestão para microempresas: conheça as funcionalidades

Equipe Bemacash
Equipe Bemacash
14/12/2018
6 min e 18 seg de leitura

Muitos empresários têm um dia a dia tão corrido que não conseguem administrar corretamente o estoque, o dinheiro em caixa e ainda atender bem ao cliente. Diante disso, eles têm dificuldades para identificar se o negócio dá lucro ou se é necessário reduzir as despesas. Um sistema de gestão para microempresas tem o papel de melhorar o controle, registrar todas as informações relevantes e ainda evitar furos no estoque.

Utilizar esse tipo de tecnologia é a melhor maneira de aperfeiçoar o controle do negócio e ter oportunidades de ampliar o faturamento. Acompanhe o artigo e entenda mais sobre esse assunto!

O que é um sistema de gestão para microempresas?

Ele é um software focado nos pequenos negócios. A tecnologia conta com módulos de gerenciamento financeiro, compras e estoque para auxiliar o gestor a monitorar melhor as suas vendas e a entrada de recursos em caixa. Ele tem o papel de simplificar e automatizar as demandas, facilitar o controle de dados e evitar perdas por erros nos processos.

Um sistema de gestão para microempresas faz uma verdadeira integração das informações, agiliza o fluxo de trabalho e gera dados relevantes para o gestor tomar decisões corretas para o crescimento da organização.

É muito arriscado para uma empresa não conseguir controlar contratos e vendas, pois, se o cliente não é honesto, isso pode gerar perdas significativas de recursos. Um sistema de gestão permite o registro dessas informações, o acompanhamento dos processos, a emissão de notas fiscais e o correto pagamento de impostos. Assim, o empreendedor evita multas do Fisco e ainda consegue fazer o dinheiro render muito mais.

Quais são os benefícios da implementação?

Um software de gestão para microempresas tem como principal benefício atender a esse ramo específico de negócio, já que ele simplifica o trabalho e gera mais rapidez para fechar o caixa. Veja outras vantagens:

Controle e organização

Quem tem uma loja sabe como é difícil controlar o estoque em planilhas de excel ou no papel, certo? É muito fácil se esquecer de anotar uma venda e depois faltar o produto no estoque.

O sistema de gestão evita esse problema. Assim que o item é vendido, já é feito um registro de saída no estoque, o que gera mais controle para o empresário. O valor quitado pelo cliente e o meio de pagamento utilizado também são identificados na área financeira, o que proporciona mais controle para o gestor.

Agilidade

A ferramenta também proporciona mais rapidez na hora de fechar as vendas. Em muitos casos, é possível concluir todo o processo em menos de 10 segundos. Isso representa a redução de filas no estabelecimento e uma maior satisfação do cliente.

Produtividade

Como o controle é feito por meio da tecnologia, o empreendedor consegue dar mais atenção a outros aspectos do negócio como: relacionamento com fornecedores, atendimento ao cliente e treinamento da equipe. Ele se torna mais produtivo porque não precisa se preocupar com as questões burocráticas. Afinal, o sistema registra e controla os dados por ele. Sua função passa a ser de gerenciamento, análise dos dados e relacionamento com as pessoas.

Segurança

Os sistemas mais modernos contam com estruturas robustas de segurança para proteger os dados da empresa e dos clientes. Dessa maneira, o risco de sequestro de informações é muito menor, o que contribui na manutenção da credibilidade do negócio.

Quais são as principais funções disponíveis?

O sistema de gestão tem módulos básicos, que são essenciais para qualquer negócio de pequeno porte, e outros que podem ser adquiridos de forma separada caso sejam úteis para a empresa. Conheça os principais:

Financeiro

Esse módulo é fundamental para os empresários que têm dificuldade de organizar as contas a pagar e a receber, controlar a entrada e saída de mercadorias ou não sabem o que é custo e lucro.

Ele tem o papel de proporcionar uma visão ampliada da área financeira e facilitar a identificação dos clientes inadimplentes, de quanto dinheiro tem para entrar em caixa e de quais são as principais dívidas da empresa. Ele também facilita a geração de boletos para o negócio não perder nenhuma venda.

A plataforma ainda facilita o cadastro dos clientes com a inserção de informações que favorecem um relacionamento mais duradouro, como o envio de promoções, dicas e cartões de celebração de datas especiais.

Ao reunir todas essas informações em um só lugar, o empreendedor consegue criar relatórios completos para fazer uma análise da situação financeira da empresa. Assim, faz um diagnóstico sobre os produtos ou serviços mais vendidos e aqueles que não têm saída e precisam de uma promoção relâmpago ou devem ser descontinuados.

Compras

O gestor que lida com diferentes produtos ou serviços sabe a dificuldade de controlar todos eles manualmente. O sistema de gestão para microempresas tem a função de apoiar esse processo com o cadastro de produtos que chegam na loja ou serviços prestados, o registro dos pedidos feitos ao fornecedor e a identificação do histórico de compras.

Ele simplifica, então, a gestão de todas essas informações e reduz o tempo utilizado na elaboração de novos pedidos. Afinal, o empresário pode fazer uma consulta rápida ao histórico e comparar com os itens mais vendidos.

Estoque

A tecnologia dá muito mais praticidade para uma empresa. O gestor não precisa mais contratar um profissional para fazer o controle de estoque ou perder tempo realizando isso por conta própria todos os dias. O sistema de gestão para pequenos negócios faz o registro de todas as mercadorias vendidas e automaticamente dá baixa no estoque.

Ele ainda pode ser configurado para gerar alertas quando determinado produto está com um saldo mínimo. Desse modo, o empresário consegue elaborar um pedido e garantir que a mercadoria chegue logo ao estabelecimento, evitando que o cliente fique sem o item.

A plataforma ainda permite a organização dos produtos por categoria e a realização de um inventário de forma prática e rápida. O melhor de tudo é que muitos sistemas já estão disponíveis na nuvem e permitem o acesso por diferentes meios, como smartphones, tablets e notebooks. Logo, o gestor consegue controlar as informações de qualquer lugar com conexão à internet.

Quais tipos de negócio podem usar?

Um software de gestão para microempresas pode ser utilizado por organizações de diferentes segmentos como: clínicas, pet shops, supermercados, lojas, salões de beleza e prestadores de serviços em geral. Ele evita a desorganização e o desperdício, gerando mais controle financeiro para o empreendedor. Consequentemente, ele tem a oportunidade de aperfeiçoar a gestão do negócio e criar estratégias diferenciadas para ampliar o faturamento mensal.

Logo, é possível notar que um sistema de gestão para microempresas oferece muitos benefícios para o gestor. A ferramenta está cada vez mais moderna e funcional, o que facilita a sua utilização até por pessoas que não são tão adeptas à tecnologia.

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